Inmiddels hebben ze aan een half woord voldoende: tendermanager Ingeborg van den Ban van Strukton Worksphere Projecten en Treetops-huisvestingsadviseur Ellen van der Steen. Samen maakten zij deel uit van een team van experts dat namens Strukton de aanbesteding voor een schoolgebouw voorbereidde.
Ingeborg: ‘Een jaar of zes, zeven geleden bestond het aanbesteden van een opdracht voornamelijk uit het indienen van een prijs en wachten op de gunning van de opdracht. Tegenwoordig verwacht de opdrachtgever daarnaast een complete ontwerpplanning, een budgetplanning, een plan van aanpak, een schriftelijke toelichting en een persoonlijk presentatie. Dat vereist een andere voorbereiding.’
Vertaalslag maken
Op dit moment neemt Strukton deel aan een Design & Build aanbesteding voor een schoolgebouw. Om haar kansen te vergroten verzamelde zij een team van experts om zich heen, waaronder huisvestingsadviseur Ellen van der Steen. Ingeborg legt uit: ‘Wij wisten dat Ellen een brede ervaring heeft met onderwijshuisvestingsvraagstukken. Om die reden hebben we haar er specifiek bij gevraagd om inhoudelijk met ons mee te denken én om integrale teksten te schrijven voor het plan van aanpak en de toelichting bij het ontwerp. Binnen Strukton werken voornamelijk techneuten die erg goed zijn in hun vak, maar dat niet zodanig kunnen verwoorden zodat het op een goede manier op papier komt. Om die vertaalslag van techniek naar een goedlopend verhaal te maken, hebben we Ellen betrokken.’
Ellen: ‘Ik combineer mijn achtergrond als bouwkundige met mijn passie voor het schrijven van een goed onderbouwd verhaal. Bij deze aanbesteding koos Strukton ervoor om het schrijven van het plan van aanpak en de toelichting bij het ontwerp parallel te laten lopen met het ontwerpproces en de budgettering. Dat was wel iets waar veel teamleden even aan moesten wennen. In het verleden waren zij gewend om een ontwerp en het budget eerst helemaal te voltooien om er vervolgens ‘nog even een verhaaltje bij te schrijven’. Nu het schrijfproces helemaal naar voren werd getrokken, moesten de betrokkenen veel sneller tekst aanleveren dan zij gewend waren. Achteraf terugkijkend was iedereen zeer positief over deze aanpak.’
Kritisch doorvragen
Ingeborg: ‘Het schrijven van een goed gefundeerd plan van aanpak en toelichting is zeer belangrijk. De opdrachtgever moet ervaren dat wij alle aspecten rondom het ontwerp en de bouw vanuit één gezamenlijke visie in ogenschouw hebben genomen. Alleen met plaatjes en tekeningen krijg je het verhaal simpelweg niet overgebracht. De kwaliteit van het programma van eisen van de opdrachtgever is daarbij cruciaal voor de kwaliteit die wij kunnen leveren.’
Ellen vult aan: ‘Met het programma van eisen als uitgangspunt, zijn we eerst goed naar de vraag gaan kijken. Wat vraagt de klant precies, wat heeft hij nodig? Om vervolgens binnen het aanbestedingsteam te kijken wat we te bieden hebben. Vaak is een organisatie gewend om zaken op een bepaalde manier uit te voeren, maar zijn ze zich niet (meer) bewust wat ze doen of waarom ze dat doen. Zo kwam ik erachter dat Strukton beschikt over het certificaat Bewuste Bouwers, waarmee zij zich onderscheidt op het gebied van omgevingsmanagement, maatschappelijk verantwoord ondernemen, veiligheid en duurzaamheid. Voor de medewerkers van Strukton is het een vanzelfsprekendheid om op deze manier te werken, maar voor deze opdracht kan het een belangrijke toegevoegde waarde zijn die zeker genoemd mag worden. Vaak zit er meer in bedrijf dan je in eerste instantie vermoedt, maar je moet wel even kritisch doorvragen.’
Zorgen voor samenhang
Ingeborg: ‘Als tendermanager stuurde ik, samen met mijn collega Jaap Janssens, zowel de interne als de externe teamleden aan en was ik behalve voor het proces, ook verantwoordelijk voor de inhoud en de kwaliteit. Daarnaast verzorgde ik de communicatie richting de directie. Het zorgen voor consistentie binnen de plannen was een van mijn belangrijkste aandachtspunten. Met zoveel mensen die ieder hun eigen bijdrage leverden aan de plannen, moest het wel een samenhangend geheel vormen. Gelukkig kon ik ook op dat gebied gebruikmaken van Ellens expertise.’
Inmiddels hebben alle gegadigden hun plannen gepresenteerd en begint nu het lange wachten op de gunning. Ingeborg over haar samenwerking met Ellen: ‘Ik denk echt dat onze samenwerking het plan naar een hoger niveau heeft getild. Het is zo belangrijk om er precies achter te komen ‘Wat wil de klant?’ en ‘Hoe vertel ik het verhaal?’. De onderlinge communicatie verliep heel soepel; we wisten elkaar feilloos te vinden, ook al was fysiek contact niet altijd mogelijk. Ook de andere teamleden zagen na een enigszins sceptische start al snel de meerwaarde van een ‘huisvestingsadviseur met schrijverskwaliteiten’. Bij een volgende opdracht weten we Ellen zeker weer te vinden.’