Een (niet nader te noemen) grote opdrachtgever met een flinke vastgoedportefeuille van 85.000 m2 BVO verdeeld over 50 panden onderging een reorganisatie, die naar verwachting de komende jaren nog verder vorm zou krijgen. Tijdens dit proces bestond de wens tot flexwerken. Dit leidde tot interne verhuizingen, verbouwingen en de afstoot van verschillende panden. In dit logistieke proces willen we u graag mee nemen.
Flexibiliteit noodzakelijk
Treetops is vanaf het begin betrokken geweest bij dit project. Samen met het projectteam maakten we een procesplanning om alle verhuis- en verbouwbewegingen in beeld te krijgen. Hiervoor zijn veel vlekkenplannen en inrichtingsplannen opgesteld om te zorgen dat alle afdelingen het aantal vierkante meters kregen dat zij nodig hadden voor hun proces.
Persoon A moest naar locatie B, maar dat kon pas als afdeling C naar locatie D was gegaan. Je kunt je voorstellen dat dit een enorme planning opleverde.
Omdat er zoveel verhuisbewegingen tegelijkertijd waren, was het overzicht heel complex. Zeker ook omdat de organisatie ondertussen bleef ontwikkelen en groeien. Door maatschappelijke ontwikkelingen veranderde de huisvestingsvraag van de klant continue en was flexibiliteit noodzakelijk tot start bouw.
Complex proces
Treetops stelde het overzicht met alle verhuisbewegingen op, bewaakte de actualiteit én stuurde op de voortgang. Een keer in de twee weken vond er overleg plaats met alle betrokken projectleiders om feedback uit te wisselen, de stand van zaken te delen en mensen aan te sturen.
Wat het overzicht ook heel complex maakte, was de diversiteit van de verschillende afdelingen en werkprocessen. De bouwkundige aanpassingen waren voornamelijk inbreidingen. De complexiteit van het project zat hem in de vele schuifbewegingen, de onderlinge afhankelijkheden en de continue dynamiek.
Resultaat
Het begeleiden van dit proces kende een doorlooptijd van anderhalf jaar, een fulltime project. Treetops begeleidde naast dit logistieke proces ook de daaruit volgende 40(!) verbouwingen. Het bouwmanagement werd door verschillende Treetops-projectleiders uitgevoerd. Het merendeel van de verhuizingen en verbouwingen is inmiddels afgerond. Al met al was dit een dynamisch project waarbij we intensief hebben samengewerkt met de opdrachtgever.