Bij Treetops staat duurzaamheid hoog in het vaandel. Dat mag geen nieuws zijn. Wij voeren onze visie over duurzaamheid door in onze projecten en proberen ook onze opdrachtgevers te inspireren om duurzaam te ondernemen. Wat misschien minder voor de hand ligt, is een duurzaam personeelsbeleid. Maar ook dat is iets waar wij heel bewust voor kiezen, want ‘duurzaam personeelsbeleid’ is meer dan het opnemen van mensen ‘met een afstand tot de arbeidsmarkt’ in je team. Organisatieadviseur Karin Mastenbroek begeleidt ons bij de transitie naar een volledig duurzaam en democratisch bedrijf.
Karin Mastenbroek: ‘Het ESF (Europees Sociaal Fonds) heeft de subsidieregeling Duurzame Inzetbaarheid in het leven geroepen om mensen langer en productief aan het werk te houden en in te zetten op leeftijdsbewust personeelsbeleid. Treetops had zo haar eigen doel: zorgen voor (meer) betrokkenheid, plezier en ontwikkeling van de medewerkers. Alles wat we doen in dit traject is geïnspireerd op de ideeën van Frédéric Laloux over cyane organisaties en Ricardo Semler over democratische organisaties.
We pakken steeds onderdelen uit hun theorieën en experimenteren daar vervolgens mee. In de eerste sessies heb ik de Treetops-medewerkers uitgedaagd na te denken over vragen als ‘Waarom doen we eigenlijk wat we doen?’, ‘Wat is mijn rol daarin?’ en ‘Leveren mijn werkzaamheden mij plezier op?’ Die verschillende sessies brachten heel wat inzichten voort die uiteindelijk (onder andere) resulteerden in een pakkende slogan ‘Wij Creëren Thuisvesting’.’
Besluitvorming onder de loep
‘In de meeste organisaties neemt de directeur de besluiten, maar dat is iets wat Fred juist niet wil. Hij wil dat medewerkers zelf met initiatieven komen en daar de verantwoordelijkheid voor nemen en dus zijn we gaan experimenteren met de ‘consent besluitvormingsmethode’. Een methode waarbij niet de leider of de meerderheid beslist, maar waarbij een voorstel wordt aangenomen wanneer er geen zwaarwegende bezwaren zijn. Zo mag een voorstel geen schade aan de organisatie toebrengen of leiden tot een stap terug in de ontwikkeling.
Bij deze manier van besluitvorming krijgt iedereen de kans om zijn bezwaren, argumenten en tips op tafel te leggen. Iets wat doorgaans leidt tot een beter voorstel.
Als resultaat is bijvoorbeeld de sollicitatieprocedure volledig aangepast. Voortaan leiden de medewerkers zelf de gesprekken met sollicitanten, waarbij Fred soms als ‘een van de medewerkers’ aanwezig is. Vervolgens beslissen de betrokken medewerkers over het wel of niet aannemen van de sollicitant.’
Elkaar beoordelen
‘Ook de beoordelingsgesprekken gingen op de schop. Medewerkers gaven aan behoefte te hebben aan feedback over hun functioneren, maar het houden van beoordelingsgesprekken is niet iets wat Fred graag doet. Hij kiest er liever voor om zaken informeel te bespreken tijdens een wandeling. En dus gaf ik hem de optie om elkaar feedback te geven; iets wat ze wel wilden proberen.
Jeroen Curvers stelde een Persoonlijk Ontwikkelplan (POP) op, dat alle medewerkers voor zichzelf invulden. Vervolgens bespraken ze die POP’s met elkaar in groepjes van vijf. Met de door mij geschreven leidraad konden ze vervolgens een goed functioneringsgesprek voeren met vragen als ‘wat gaat er goed, wat gaat er minder goed, wat zijn je plannen voor de toekomst?’ Dit concept is zo goed bevallen, dat ze het voortaan twee keer per jaar op deze manier blijven doen.’
Geen functieprofielen, maar rollen
‘Ook de vaste functieprofielen werden losgelaten. In plaats daarvan kunnen de medewerkers kiezen voor bepaalde rollen binnen de pijlers Advies, Projectmanagement, Onderhoud en Ondersteuning. Medewerkers vragen zich af ‘Wat past wel en wat past niet bij mij?’ om vervolgens tijdens de eerstvolgende Treetops-middag aan te geven welke rollen ze zouden willen hebben en – ook belangrijk – denken aan te kunnen.
Als medewerker kun je meerdere rollen hebben en dat maakt de organisatie een stuk flexibeler.
Het is natuurlijk wel de bedoeling dat uiteindelijk alle rollen ingevuld worden. Als niemand een bepaalde rol op zich wil of kan nemen, moet er worden gezocht naar iemand die dat wel kan. Of zoeken we, zoals bijvoorbeeld bij de rol: “ICT” een externe partner.’
Financieel inzicht
‘Op dit moment zijn we bezig met het vergroten van de transparantie binnen Treetops, ook op financieel gebied. Medewerkers krijgen gedurende het jaar inzicht in de winst- en verliesrekening en de financiële situatie van Treetops, waardoor ze niet alleen aan het einde van het jaar te horen krijgen hoe het jaar (financieel) verlopen is. Door dit inzicht zal ook hun eigen rol in het geheel veel duidelijker worden. Ze bepalen inmiddels ook hun eigen salaris en zelfs dat van de directie.’
‘Het moge duidelijk zijn dat de ontwikkelingen binnen Treetops nog in volle gang zijn en – als het goed is – nooit zullen stoppen. Het is de bedoeling dat de medewerkers van Treetops zelf invloed hebben op en verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen ontwikkeling én de ontwikkeling van het bedrijf. Dat zal bijdragen aan de betrokkenheid en het werkplezier, maar zeker ook aan een duurzame toekomst van Treetops zelf.’
